النظام الإداري
تمهيد:
الإدارة
من المنظور التنظيمي أن الإدارة هي إنجاز الأهداف من خلال القيام بالوظائف الإدارية الخمسة الأساسية (التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة).
الوظائف الخمسة:
التخطيط
هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.
التنظيم
يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.
التوظيف
يهتم باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المعهد.
التوجيه
إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المعهد.
الرقابة
الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المعهد
وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.
ومن الناحية التنفيذية
فقد خصص المجلس الإداري للمعهد لقاء خاصاً لمناقشة التنظيم الإداري بالتوازي مع انطلاق العملية التعليمية في أكتوبر
2022-2023م، ووفقا لقواعد تنظيم الجامعات والكادر الأكاديمي والتعيين ضمانا لجودة وكفاءة النظام الجامعي في الوزارة ، قانون 30ديسمبر ، 2010 رقم2 ، وأخذاً برأي المستشار القانوني، وقياماً بالمهام الإدارية المناطة بأعضاء المجلس، وتنفيذا للخطة التشغيلية المشتقة من الخطة الاستراتيجية للعام الأول 2022-2023م. وبعد المناقشة المستفيضة خلص المجلس إلى مجموعة من القرارات مرتبطة بالتنظيم الإداري بحدوده الدنيا في ثلاث قضايا هي:
1- الخطة التشغيلية للعام الأول 2022-2023
2- الهيكل التنظيمي
3- الخطة الاستراتيجية 20222-2025، والخطة التشغيلية
المشتقة منها للعام 2022-2023
أولا: الهيكل التنظيمي
إقرار الهيكل التنظيمي للمرحلة الأولى والعمل به خلال العام الحالي 2022-2023 م ، مع إمكانية تطويره خلال العامين القادمين بحسب ما تدعو إليه الحاجة، ويمكن من تحقيق الأهداف، والهيكل المقر لهذا العام كما في المخطط الآتي:
الهيكل الإداري
ثانيا: المهام والاختصاصات
أولا: مهام واختصاصات المجالس
(1) مجلس الإدارة (بحسب المادة 15 في قانون الجامعات: يتكون
مجلس الكلية أو المدرسة من المدير الذي يرأسها، وكقاعدة عامة ، من جميع الأساتذة
الدائمين تنتمي إلى الكلية أو المدرسة.)
1. التخطيط الإداري والمالي والتوجيه الاستراتيجي للمعهد.
2. إعداد الميزانية السنوية، والحساب الختامي ووثيقة التخطيط للثلاث سنوات
3. العمل على تحقيق الاستدامة المالية لأنشطة المعهد.
4. اتخاذ القرارات بناء على رأي المجلس الأكاديمي (العلمي) بتفعيل أو إلغاء الدورات والبرامج.
5. اعتماد لوائح الإدارة والمحاسبة.
6. الإشراف على عقوبات المخالفات المتعلقة بأساتذة المعهد والباحثين طبقاً لقانون تنظيم الجامعات الإيطالي.
(2) مجلس المعهد (مجلس الشيوخ الأكاديمي) (بحسب المادة 6 في قانون الجامعات: من رئيس أو مدير الجامعات، وعمداء أو مدراء الكليات، واستشاري والمدير العام) و (بحسب المادة 6 في قانون الجامعات: جميع الصلاحيات التي يمارسها مجلس الشيوخ تحال إلى مجلس الكلية في الجامعات أو في معاهد تتكون من كلية واحدة.)
1.الإشراف على المناهج والمقررات وخطط التدريس.
2.تشجيع ومتابعة البحث العلمي والتأليف والترجمة والنشر.
3.مناقشة البحوث العلمية العامة والتكميلية.
4.اعتماد شهادات التخرج.
5.تحسين أداء أعضاء هيئة التدريس في الجوانب العلمية والأكاديمية لتحقيق أعلى مستويات الجودة.
6.التوصية بتعيين أعضاء هيئة التدريس بالمعهد.
7. صياغة المقترحات والآراء الضرورية حول التدريس والبحث والتدريب الميداني والخدمات الطلابية.
8. وثيقة التخطيط لمدة ثلاث سنوات للمعهد المشار إليها في المادة 1 ثالثًا من المرسوم الوزاري الصادر في 31 كانون الثاني (يناير) 2005، ن. 7، مع تعديلاته بموجب قانون 31 مارس 2005 ، ن. 43.
9. تنشيط أو تعديل أو إلغاء الدورات والمكاتب والإدارات والهياكل المشار إليها في الفقرة 2 ، الحرف (c).
10. الموافقة على لوائح المعهد مع مراعاة الرأي الإيجابي لمجلس الإدارة على اللوائح بما في ذلك تلك المتعلقة بالإدارات والهياكل المشار إليها في الفقرة 2، الحرف c) بشأن التدريس والبحث وكذلك مدونة الأخلاق المشار إليها في الفقرة 4.
11. تنفيذ مهام التنسيق والاتصال مع الإدارات والهياكل المشار إليها في الفقرة 2 ، الحرف c).
12. الاقتراح على الهيئة الانتخابية بأغلبية ثلثي أعضائها على الأقل بحجب الثقة عن عميد المعهد قبل
انقضاء عامين على بداية ولايته.
13. إبداء الرأي الإلزامي حول الميزانية السنوية وميزانية السنوات الثلاث وفي الميزانية الختامية للمعهد.
ثانيا: مهام واختصاصات أعضاء الإدارة
للقيام بالمهام الإدارية وفق الهيكل التنظيمي وبناء على مهام واختصاصات الأعضاء، يتم تفريغ كادر الإدارة بحسب ما
تقتضيه المصلحة في ضوء إمكانية المعهد، ويكون التفريغ على حالين؛ تفريغ كامل، وتفريغ جزئي كما يأتي:
(1) عميد المعهد
تتطلب المهام المناطة بعميد المعهد تفريغا كليا بدوام كامل للإشراف على المعهد والقيام بالمهام الآتية:
1. التمثيل القانوني للمعهد.
2. إدارة الشؤون العلمية والإدارية والمالية للمعهد.
3. التوجيه والمبادرة وتنسيق الأنشطة العلمية والتعليمية.
4. المسؤولية عن متابعة أهداف المعهد وفق معايير الجودة وبما يتوافق مع مبادئ الفعالية والكفاءة والشفافية وتعزيز الجدارة.
5. اقتراح وثيقة التخطيط الثلاثية للمعهد (الخطة الاستراتيجية) المشار إليها في المادة 1 ثالثًا من المرسوم الوزاري رقم. 7، مع التعديلات، بموجب قانون 31 مارس 2005، ن. 43، مع الأخذ في الاعتبار أيضًا مقترحات وآراء المجلس الأكاديمي.
6. اقتراح الميزانية السنوية ومدتها ثلاث سنوات والرصيد النهائي، وتكليف المدير العام بإعدادها وفقًا للحرف n
من هذه الفقرة.
7. تنفيذ الإجراءات التأديبية وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في المادة 10.
8. السعي مع مجلس الأمناء واللجان المساعدة في تحقيق الاستدامة المالية للمعهد.
9. تنفيذ المهام المناطة به المحددة في مصفوفة الخطة الاستراتيجية وخططها التشغيلية.
10. أي مهام أخرى لم يتم إسنادها صراحة إلى هيئات أخرى بموجب القانون.
(2) المدير العام
تتطلب المهام المناطة بالمدير العام تفريغا كليا بدوام كامل للقيام بالمهام الآتية:
1. الإشراف إشرافا عاما على كافة الأجهزة المالية والإدارية بالمعهد.
2. إدارة الإدارة العامة وتنظيم الخدمات والموارد والموظفين التقنيين والإداريين للمعهد.
3. الإشراف على المهام المتوافقة مع المشار إليها في المادة 16 من المرسوم التشريعي 30 مارس 2001 ، ن. 165
4. تشكيل اللجان الفرعية المختصة في مجالات العمل المختلفة في الحالات التي تستدعى ذلك.
5. متابعة الخطط التنفيذية المتعلقة بإجراءات العمل في الأنشطة المختلفة.
6. الإشراف اشرافا عاما على تنفيذ القوانين والقرارات واللوائح والنظم والقواعد المقررة والتي تحكم كافة الاعمال المالية والإدارية بالمعهد ويتابع تنفيذها.
7. القيام بأمانة مجلس إدارة المعهد ومتابعة تنفيذ قراراته.
8. الإشراف على الوحدات والأقسام التي تدخل تحت إدارته في الهيكل التنظيمي وهي:
– الشؤون القانونية
– العلاقات العامة والإعلام.
– الترجمة والنشر.
– الوحدة التقنية والالكترونية.
9. تنفيذ المهام المناطة به المحددة في مصفوفة الخطة الإستراتيجية
وخططها التشغيلية.
10. أي مهام أخرى لم يتم ذكرها في إطار اختصاصاته.
(3) مسؤول وحدة التقييم الأساسي:
في المرحلة الراهنة تناط مهمتها للمدير العام وتتمثل في:
– التحقق من جودة وفعالية عرض التدريس على أساس المؤشرات المحددة من قبل اللجان المشتركة بين المعلم والطالب المشار إليها في الفقرة 2 الحرف f) من قانون تنظيم الجامعات.
– التحقق من النشاطات التي تنفذها الأقسام وتطابق المناهج العلمية أو المهنية لحاملي عقود التدريس المشار إليها في المادة 23 ، الفقرة 1، إسناد الوظائف المشار إليها في المادة 14 من المرسوم التشريعي 27 أكتوبر 2009 ، ن.
150. إجراءات تقييم الهياكل والموظفين وتحسين سمعة المعهد باستقلالية كاملة والأساليب والوسائل المناسبة.
(4) مسؤول الشؤون الأكاديمية )البحث العلمي)
تتطلب المهام المناطة برئيس مجلس الشؤون الأكاديمية تفريغا كليا بدوام كامل للقيام بالمهام الآتية:
1- الإشراف على الأقسام والبرامج الأكاديمية والمهنية والبرامج الموازية والتنسيق بينها.
2- إقرار وثيقة التخطيط البرامجي لبرامج الثلاث سنوات في المعهد، المشار إليها في المادة 1 ثالثًا من المرسوم الوزاري الصادر في 31 كانون الثاني (يناير) 2005، ن. 7، مع تعديلاته بموجب قانون 31 مارس 2005، ن. 43.
3- تنشيط أو تعديل الدورات والأقسام والبرامج العلمية المشار إليها في الفقرة 2، الحرف (d).
4- الموافقة على اللائحة الأكاديمية للمعهد مع مراعاة الرأي الإيجابي لمجلس الإدارة المشار إليها في الفقرة 2، الحرف c) بشأن التدريس والبحث وكذلك مدونة الأخلاق المشار إليها في الفقرة 4.
5- تنفيذ المهام المناطة به المحددة في مصفوفة الخطة الاستراتيجية وخططها التشغيلية.
6- أي مهام أخرى لم يتم ذكرها في إطار اختصاصاته.
(5) سكرتير المعهد ومسؤول الطلاب
تتطلب المهام المناطة بسكرتير المعهد ومسؤول الطلاب تفريغا كليا بدوام كامل للقيام بالمهام الآتية:
1. تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية وإعداد جداول الأعمال واستقبال المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني.
2. متابعة تنفيذ القرارات الإدارية وكتابة التقارير الإدارية وطباعة النصوص وتحريرها.
3. حضور الاجتماعات وكتابة المحاضر وتنظيم الملفات والمستندات والسجلات وأرشفتها.
4. استقبال ودراسة المعاملات الطلابية والنظر في شكاواهم وتظلماتهم ودراسة مشاكل الطلاب واقتراح الحلول لها.
5. التنسيق مع جهات الاختصاص في إدارة المنصة التعليمية.
6. إمداد أقسام المعهد بالمعلومات عن الحالة الدراسية للطلاب من واقع السجلات والمعلومات المتوفرة وحصر الطلاب المتأخرين دراسياً وإرشادهم أكاديمياً بالتنسيق مع الأقسام.
7. تفعيل مشاركة الطلبة في الأنشطة التي تنمي شخصياتهم وتزودهم بمهارات حياتية وتشركهم في صنع القرارات.
8. العمل على تعريف طلاب وطالبات الكلية بالبرامج الأكاديمية بالمعهد ونظم وقوانين المعهد وكذلك نظام الدراسة واللوائح.
9. إصدار وتسليم البطاقات الجامعية للطلاب والطالبات الجدد واستلام وتسليم وثائق التخرج للخريجين.
10. تنفيذ المهام المناطة به المحددة في مصفوفة الخطة الاستراتيجية وخططها التشغيلية.
11. أي مهام أخرى لم يتم ذكرها في إطار اختصاصاته.
(6) الاختصاصات الأخرى
تتطلب المهام المناطة ببقية الاختصاصات تفريغا مؤقتا للقيام بالمهام المناطة لبقية أعضاء الإدارة كل في مجال عمله، وما ورد من مهام خاصة بهم في مصفوفة الخطة الاستراتيجية وخططها التشغيلية، وتبرم معهم عقود سنوية بقدر الحاجة من التفرغ، وتتمثل في المسؤوليات والاختصاصات الآتية:
1. مسؤول العلاقات.
2. مسؤول الترجمة.
3. المستشار القانوني.
4. مختصو الحسابات (المراجع – المحاسب).
5. مختصو الشؤن التقنية والفنية (فني البوابة الداخلية –
فني الموقع الإلكتروني).
6. مختصو الإعلام (لغة الإيطالية – لغة العربية).
7. مسؤول الخدمات.
ثالثا: الخطة الاستراتيجية 20222-2025، والخطة التشغيلية المشتقة منها للعام 2022-2023
منطلقات عامة:
1. اعداد خطة استراتيجية لكل مرحلة وخطة تنفيذية مشتقة منها لكل عام تمكن المعهد من حسن توظيف موارده البشرية والمادية لتحقيق الأهداف. تجيب بصراحة ووضوح عن أسئلة ثلاثة: اين نحن الان؟ وماذا نريد أن نكون عليه حاضرا؟ وماذا نطمح أن نكون فيه مستقبلا؟
2. ضمان الخطط تحقيق رؤية ورسالة وأهداف المعهد القريبة والبعيدة، بما يضمن سيره بشكل متوازن في أربعة أبعاد هي: ( بعد التعلم والنمو المتعلق بمنتسبي المعهد- بعد العمليات تعليمية وإدارية وتحتية- بعد العملاء من طلاب وجالية ومجتمع- البعد المالي من موارد ذاتية وموارد خارجية)، وعلى أن تعكس هذه الأبعاد على مستوى خطط تنفيذية وتشغيلية سنوية مشتقة منها، حرصا على السير نحو الأهداف المرجوة.
3. بناء الخطط وفق مرجعيتين هما: الأولى: متطلبات معايير ومؤشرات وزارة التربية والتعليم – وزارة الجامعة والبحوث والوكالة الوطنية لتقييم الجامعة ونظام البحث في إيطاليا، بحسب متطلبات كل مرحلة من المراحل الثلاث كما وردت أعلاه (مرحلة الترخيص الأولي، مرحلة الاعتماد النهائي، مرحلة الاعتماد الأكاديمي). والثانية: التحليل البيئي الداخلي والخارجي (نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر) بحسب ما ورد أعلاه.
1. الخطة الاستراتيجية الأولى 2022-2025
أولى فريق إعداد الخطة الاستراتيجية اهتماما بالغاً بمرجعيات الخطة لما يترتب عليها من أثر في بناء مصفوفة الخطة، والتي تمثل مرتكزاً لصياغة أهدافها الاستراتيجية والفرعية ومبادراتها وأنشطتها، وتهدف الخطة الاستراتيجية الأولى إلى تحقيق متطلبات الترخيص بحسب النظام التعليمي في إيطاليا، وتلخصت بمرجعيتين: الأولى: (مرجعية نتائج تحليل سوات (SWOT):
وتستند هذه المرجعية على واقع بيئة المعهد الداخلية والخارجية وتعكس آراء قيادة المعهد والعاملين فيه في بناء الخطة، والثانية: مرجعية قوانين وزارة التعليم والجامعات والبحوث: وتستند هذه المرجعية على مؤشرات ومحكات تلك المعايير. وتوضيح ذلك كما يأتي:
2. مرجعية نتائج تحليل سوات (SWOT)
نظرا لأهمية معرفة واقع بيئة المعهد الداخلية والخارجية ومعرفة آراء العاملين في هاتين البيئتين، فقد تم تحليل
البيئة الداخلية من نقاط القوة والضعف، والبيئة الخارجية من الفرص والمخاطر، وسيأتي تفصيل الحديث عن هذه المرجعية لاحقاً.
تتكون هذه الدراسة مما يأتي:
1. واقع المؤسسات التعليمية في إيطاليا وأروبا.
2. واقع المراكز والمدارس في إيطاليا.
3. الفئات المستهدفة والطاقة الاستيعابية.
4. نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر الداخلية والخارجية.
5. توظيف نقاط القوة والفرص ومعالجة نقاط الضعف والمخاطر.
بناء على المسح العام والتبين لمقدار حاجة المجتمع الإيطالي والمجتمعات الأوربية للمؤسسات التعليمية
العليا، وندرتها في إيطاليا ومعظم الدول الأوربية، فإن الحاجة باتت لازمة، لاتستغني عنها هذه المجتمعات، خاصة مع تعاقب الأجيال، وتزايد المهاجرين والباحثين
3. مرجعية معايير ومؤشرات الجودة والاعتماد الأكاديمي
نظرا لأهمية معايير ومؤشرات الجودة والاعتماد الأكاديمي في واقع المؤسسات التعليمية، وأثرها في تحقيق التميز والقدرة على المنافسة، ودورها في تطوير وتحسين مخرجات المعهد وأثر هذه المخرجات على المجتمع، في مجال مواصفات الطلبة الخريجين، والبحث العلمي، وخدمة مجتمع
الأقليات المسلمة خصوصا والمجتمع الإيطالي والأوربي عموما، وقد أولى فريق الإعداد هذه المرجعية اهتماماً كبيراً، وبذ ل جهداً مميزاً في تجميع وتصنيف ودمج وإعادة صياغتها؛ إذ أنها تمثل الركن الركين لمصفوفة الخطة، كونها تمثل مرحلة التحول إلى نظام المؤسسات التعليمية المعترف بها، يتم التهيئة لها خلال السنوات الثلاث الأولى للمعهد، ومدتها ثلاث سنوات تبدأ عمليا بالسنة الرابعة من عمر المعهد، ولضمان هذا التحول فإنه يتطلب إعداد الخطة الاستراتيجية الأولى للمعهد في المرحلة الأولى، بحيث تكون مبنية على الفجوات بين واقع المعهد وبين معايير نظام التعليم الجامعي الإيطالي للحصول على الترخيص الأولي لردمها،
وليكون المعهد مؤهلا في نهاية المرحلة الأولى للدخول في الاعتماد الأولي، وذلك من خلال توفير متطلبات إنشاء مؤسسة تعليمية بحسب نظام وزارة التعليم العالي والجامعات والبحوث والوكالة الوطنية لتقييم الجامعات ونظام البحث في إيطاليا (ANVUR) للحصول على الترخيص تراجع تفاصيلها في المرجعيات الآتية:
• قانون التعليم الإيطالي والقانون العام الموحد للتعليم العالي في إيطاليا
• وثيقة البرمجة لثلاث سنوات (B) 2016-18.
• الإطار الوطني للمؤهلات في إيطاليا وأوروبا.
4. مجالات الخطة الإستراتيجية
وقد أسست الخطة الاستراتيجية الأولى بناء على المرجعيات السابقة، وتتمثل بخمسة مجالات عامة، ولكل مجال عام أهداف فرعية ولكل هدف فرعي مؤشراته ، وتتمثل هذه المجالات بالآتي:
المجال الأول: التعليمي (الدراسة والمعلمين)
– استراتيجية التخطيط والتنظيم وعمليات ضمان الجودة
– التوجيه والدروس الخصوصية عند الدخول فيه لغرض الحد من تسرب الطلاب
– تأهيل العرض التدريبي فيما يتعلق باحتياجات الإقليم وعالم الإنتاج
– التعاون بين الجامعات
– تعزيز المهارات الذاتية أو التعاونية المكتسبة من قبل الطلا ب، أيضا من خلال التدخلات الابتكارية لمنهجيات التدريس.
المجال الثاني: نقل البحوث والتكنولوجيا والمعرفة
– دكتوراه البحث
– براءات الاختراع والملكية
الصناعية
– منشآت المعهد
– التنمية الإقليمية وجودة
البحث والخدمة المجتمعية
– تنظيم الحيازة
– تعزيز الاستقلال الذاتي المسؤول وحصة الحكومة
المجال الثالث: دعم الطلبة
– جودة بيئات الدراسة
– التدريبات المنهجية
والتدريبية وجودة التدريس والخدمات الطلابية
– فرص العمل
– تكامل التدخلات من أجل الحق في التعليم والإعاقة
المجال
الرابع: التدويل
– دراسة الخبرات والتدريب البحثي في الخارج
– دورات دراسية دولية وتفعيل مكاتب بالخارج
– جذب الطلا ب الدوليين
– سياسات التوظيف
المجال الخامس: سياسة التوظيف
– استقطاب الباحثين والأساتذة من الخارج مع الإشارة إلى الحوافز التي يقدمها
– استضافة المعلمين من الخارج
– توظيف الباحثين الشباب
– التطوير التنظيمي للكادر الفني والإداري وإدارة
الموارد واستراتيجية التخطيط والتنظيم
5. الخطة التشغيلية للعام الأول 2022 -2023
بالاعتماد على الخطة الاستراتيجية تم اشتقاق الخطط التشغيلية للعام الأول الأول 2022 -2023 ، حيث اشتقت
القيم المستهدفة منها بحسب المخطط، وسيتم توعية العاملين وتدريبهم عليها، ليتجه الجميع إلى تنفيذها ومن ثم تقييمها انتهاء إلى التحسين والتطوير المستمر.